Recruitment Entrepreneur se compromete a proteger la privacidad y seguridad de su información personal.
Este aviso de privacidad describe cómo recogemos y utilizamos la información personal sobre usted durante y después de su relación laboral con nosotros, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Se aplica a todos los empleados, trabajadores, contratistas, candidatos y personas en clientes o potenciales clientes nuestros.
Recruitment Entrepreneur es un "controlador de datos". Esto significa que somos responsables de decidir cómo conservamos y utilizamos la información personal sobre usted. La legislación de protección de datos nos obliga a notificarle la información contenida en este aviso de privacidad.
Este aviso se aplica a los empleados actuales y antiguos, trabajadores, contratistas, candidatos y personas de clientes o posibles clientes nuestros respecto a los cuales tenemos datos personales. Este aviso no forma parte de ningún contrato de trabajo, contrato de prestación de servicios o cualquier otro contrato. Podemos actualizar este aviso en cualquier momento.
Es importante que lea este aviso, junto con cualquier otro aviso de privacidad que podamos proporcionar en ocasiones específicas cuando recojamos o procesamos información personal sobre usted, para que sea consciente de cómo y por qué utilizamos dicha información.
Principios de protección de datos
Cumpliremos la ley de protección de datos. Esto significa que la información personal que tenemos sobre usted debe ser:
El tipo de información que podemos tener sobre usted
Por datos personales, o información personal, se entiende cualquier información sobre una persona a partir de la cual ésta puede ser identificada. No incluye los datos en los que se ha suprimido la identidad (datos anónimos). Existen "categorías especiales" de datos personales más sensibles que requieren un mayor nivel de protección.
Dependiendo de las circunstancias, podemos recoger, almacenar y utilizar las siguientes categorías de datos personales sobre usted:
También podemos recoger, almacenar y utilizar las siguientes "categorías especiales" de información personal más delicada:
Información sobre su salud relevante para su trabajo, incluyendo, por ejemplo, cualquier condición médica, registros de salud y enfermedad.
Información sobre condenas e infracciones penales como parte del proceso de contratación.
¿Cómo se puede recoger su información personal?
Podemos recopilar información personal sobre empleados, trabajadores, contratistas, candidatos y personas de clientes o posibles clientes nuestros de diferentes maneras. Esto incluye a través de un proceso de solicitud y contratación, ya sea directamente de los candidatos o a veces de otra agencia de empleo, empresa de empleo o proveedor de verificación de antecedentes. A veces podemos recopilar información de terceros, incluidos antiguos empleadores, agencias de referencia de crédito u otras agencias de verificación de antecedentes. Las personas de los clientes pueden proporcionarnos sus datos de contacto como parte de una conversación sobre nuestros servicios.
También podemos recopilar datos personales que estén disponibles públicamente en sitios web como bolsas de trabajo, LinkedIn o sitios web similares relacionados con la contratación. Podemos utilizar aplicaciones de terceros que obtienen sus datos de sitios web de acceso público. También podemos recopilar información personal adicional en el transcurso de las actividades relacionadas con el trabajo durante el periodo en que usted trabaje para nosotros o cuando realice unas prácticas.
Cómo podemos utilizar la información sobre usted
Sólo utilizaremos sus datos personales cuando la ley nos lo permita. Lo más habitual es que utilicemos sus datos personales en las siguientes circunstancias:
También podemos utilizar sus datos personales en las siguientes situaciones, que probablemente sean poco frecuentes:
Podemos necesitar las categorías de información (en la sección "El tipo de información que tenemos sobre usted") por las razones expuestas anteriormente ("Cómo podemos utilizar la información sobre usted"). Principalmente, esto será cuando tomemos medidas a petición suya antes de celebrar un contrato y para ejecutar un contrato que hayamos celebrado con usted (o con su empleador o una empresa relacionada con usted), y en algunos casos, podemos utilizar su información personal para perseguir intereses legítimos propios o de terceros, siempre que sus intereses y derechos fundamentales no prevalezcan sobre dichos intereses.
Las situaciones en las que podemos procesar su información personal se enumeran a continuación. La lista que figura a continuación indica las categorías de datos que pueden intervenir en el tratamiento de su información personal (dependiendo de las circunstancias). La lista también indica, mediante números al final de cada categoría correspondientes a la lista del recuadro anterior "Cómo podemos utilizar la información sobre usted", la finalidad o finalidades para las que podemos procesar su información personal (según las circunstancias).
Algunos de los motivos anteriores para el tratamiento se solapan y puede haber varios motivos que justifiquen el uso de su información personal.
Si no proporciona información personal
Si no proporciona cierta información cuando se le solicita, es posible que no podamos cumplir el contrato que hemos firmado con usted (como pagarle o proporcionarle una prestación), o que no podamos cumplir con nuestras obligaciones legales (como garantizar la salud y la seguridad de nuestros trabajadores).
Cambio de finalidad
Sólo utilizaremos sus datos personales para los fines para los que los recogimos, a menos que consideremos razonablemente que necesitamos utilizarlos para otro motivo y que éste sea compatible con el propósito original. Si necesitamos utilizar su información personal para un propósito no relacionado, se lo notificaremos y le explicaremos la base legal que nos permite hacerlo. Podemos procesar su información personal sin su conocimiento o consentimiento cuando así lo exija o permita la ley.
Cómo podemos utilizar la información personal de categorías especiales
Las "categorías especiales" de datos personales sensibles requieren niveles más altos de protección. Debemos tener una mayor justificación para recoger, almacenar y utilizar este tipo de información personal. Podemos procesar categorías especiales de información personal en las siguientes circunstancias:
Con menor frecuencia, podemos tratar este tipo de información cuando sea necesaria en relación con reclamaciones legales o cuando sea necesaria para proteger sus intereses (o los de otra persona) y usted no sea capaz de dar su consentimiento, o cuando ya haya hecho pública la información. También podemos procesar dicha información sobre los afiliados o ex afiliados en el curso de actividades comerciales legítimas con las garantías adecuadas.
Nuestras obligaciones como empleadores
Podemos utilizar categorías especiales de información personal de las siguientes maneras:
¿Necesitamos su consentimiento?
No necesitamos su consentimiento si utilizamos categorías especiales de su información personal de acuerdo con nuestra política escrita para cumplir con nuestras obligaciones legales o ejercer derechos específicos en el ámbito de la legislación laboral. En circunstancias limitadas, podemos solicitarle su consentimiento por escrito para permitirnos procesar determinados datos especialmente sensibles. Si lo hacemos, le proporcionaremos todos los detalles de la información que queremos y la razón por la que la necesitamos, para que pueda considerar cuidadosamente si desea dar su consentimiento. Debe saber que no es una condición de su contrato con nosotros que acepte cualquier solicitud de consentimiento por nuestra parte.
Información sobre condenas penales
Sólo podemos utilizar la información relativa a las condenas penales cuando la ley nos lo permita. Por lo general, esto será cuando dicho tratamiento sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones y siempre que lo hagamos de acuerdo con nuestra política de protección de datos.
Con menor frecuencia, podemos utilizar la información relativa a las condenas penales cuando sea necesario en relación con reclamaciones legales, cuando sea necesario para proteger sus intereses (o los intereses de otra persona) y usted no sea capaz de dar su consentimiento, o cuando ya haya hecho pública la información.
Prevemos que podemos tener información sobre condenas penales.
Sólo recopilaremos información sobre condenas penales si es apropiado, dada la naturaleza de la función, y si estamos legalmente capacitados para hacerlo. Cuando proceda, recopilaremos información sobre condenas penales como parte del proceso de contratación o puede que usted nos notifique dicha información directamente en el transcurso de su trabajo para nosotros. Podemos utilizar la información sobre condenas y delitos penales de las siguientes maneras:
Toma de decisiones automatizada
La toma de decisiones automatizada tiene lugar cuando un sistema electrónico utiliza información personal para tomar una decisión sin intervención humana. Estamos autorizados a utilizar la toma de decisiones automatizada en cualquiera de las siguientes circunstancias:
Si tomamos una decisión automatizada sobre la base de cualquier dato de categoría especial, debemos contar con su consentimiento explícito por escrito o debe estar justificado por el interés público, y también debemos establecer medidas adecuadas para salvaguardar sus derechos.
Usted no será objeto de decisiones que tengan un impacto significativo sobre usted basadas únicamente en la toma de decisiones automatizada, a menos que tengamos una base legal para hacerlo y se lo hayamos notificado.
Intercambio de datos
¿Por qué pueden compartir mi información personal con terceros?
Podemos compartir su información personal con terceros cuando lo exija la ley, cuando sea necesario para administrar la relación de trabajo con usted o cuando tengamos otro interés legítimo en hacerlo.
¿Qué proveedores de servicios externos procesan mi información personal?
"Terceros" incluye a terceros proveedores de servicios (incluidos contratistas y agentes designados) y otras entidades de nuestro grupo. Los proveedores de servicios externos llevan a cabo las siguientes actividades: nóminas, administración de pensiones, prestación y administración de beneficios, servicios de TI y servicios de contratación.
¿Cómo de segura está mi información con los proveedores de servicios externos y otras entidades de nuestro grupo?
Todos nuestros proveedores de servicios externos y otras entidades del grupo están obligados a tomar las medidas de seguridad adecuadas para proteger su información personal de acuerdo con nuestras políticas. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus datos personales para sus propios fines. Sólo les permitimos procesar sus datos personales para fines específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones.
¿Cuándo pueden compartir mis datos personales con otras entidades del grupo?
Podemos compartir sus datos personales con otras entidades de nuestro grupo en el marco de nuestras actividades habituales de información sobre el rendimiento de la empresa, en el contexto de una reorganización empresarial o un ejercicio de reestructuración del grupo, para el apoyo al mantenimiento del sistema y el alojamiento de datos, o cuando consideremos que otra entidad del grupo está mejor situada para considerar su idoneidad para un posible puesto.
¿Qué ocurre con otros terceros?
Podemos compartir sus datos personales con otros terceros, por ejemplo, en el contexto de una posible venta o reestructuración de la empresa. También es posible que tengamos que compartir su información personal con un regulador o para cumplir con la ley.
Transferencia de información fuera de la UE
Podemos transferir la información personal que recopilamos sobre usted a los siguientes países fuera de la UE por las razones que hemos expuesto anteriormente: India. No existe una decisión de adecuación por parte de la Comisión Europea con respecto a este país. Esto significa que la Comisión Europea no ha determinado que la legislación nacional o los compromisos internacionales del país proporcionen un nivel adecuado de protección de su información personal.
No obstante, para garantizar que su información personal reciba un nivel de protección adecuado, hemos establecido las siguientes medidas apropiadas para garantizar que su información personal sea tratada por esos terceros de forma coherente y respetuosa con la legislación de la UE y del Reino Unido en materia de protección de datos: (i) las organizaciones a las que se envían sus datos personales fuera de la UE tienen un contrato jurídicamente vinculante con nosotros, regido por la legislación inglesa, que les obliga a cumplir con la legislación del Reino Unido relativa a la protección de datos; (ii) todos los datos personales se mantienen estrictamente confidenciales y sólo pueden ser revelados según lo establecido en el contrato; y (iii) sólo se permite el acceso a los datos personales al personal que necesita tener acceso a ellos para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.
Seguridad de los datos
Hemos establecido medidas para proteger la seguridad de su información, por ejemplo, para hacer copias de seguridad y proteger la integridad de nuestras comunicaciones electrónicas y sistemas de almacenamiento de datos. Los detalles de estas medidas están disponibles a petición.
Los terceros sólo pueden procesar su información personal siguiendo nuestras instrucciones y cuando hayan acordado tratar la información de forma confidencial y mantenerla segura.
Hemos establecido medidas de seguridad apropiadas para evitar que su información personal se pierda accidentalmente, se utilice o se acceda a ella de forma no autorizada, se altere o se divulgue. Además, limitamos el acceso a su información personal a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de conocerla. Sólo pueden procesar su información personal siguiendo nuestras instrucciones y están sujetos a un deber de confidencialidad.
Hemos establecido procedimientos para hacer frente a cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos y le notificaremos a usted y a cualquier regulador aplicable una sospecha de violación cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.
Conservación de datos
¿Durante cuánto tiempo utilizarán mi información?
Sólo conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que los hemos recogido, incluyendo el cumplimiento de cualquier requisito legal, contable o de información. Para determinar el período de conservación adecuado para los datos personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño por el uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que procesamos sus datos personales y si podemos lograr esos fines por otros medios, y los requisitos legales aplicables.
En algunas circunstancias, podemos anonimizar sus datos personales para que no puedan asociarse a usted, en cuyo caso podemos utilizar dicha información sin necesidad de notificárselo. Una vez que deje de ser un empleado, trabajador, contratista o candidato de la empresa o una persona que trabaje como cliente o cliente potencial nuestro, conservaremos y destruiremos de forma segura su información personal de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.
Derechos de acceso, corrección, eliminación y restricción
Su obligación de informarnos de los cambios
Es importante que la información personal que tenemos sobre usted sea precisa y esté actualizada. Le rogamos que nos mantenga informados si sus datos personales cambian durante su relación laboral con nosotros.
Sus derechos en relación con la información personal
En determinadas circunstancias, por ley, usted tiene derecho a:
Si desea revisar, verificar, corregir o solicitar la eliminación de su información personal, oponerse al tratamiento de sus datos personales o solicitar que transfiramos una copia de su información personal a otra parte, escríbanos.
Normalmente no hay que pagar nada
No tendrá que pagar una cuota para acceder a su información personal (o para ejercer cualquiera de los otros derechos). Sin embargo, podemos cobrar una tarifa razonable si su solicitud de acceso es claramente infundada o excesiva. También podemos negarnos a atender la solicitud en tales circunstancias.
Lo que podemos necesitar de usted
Es posible que necesitemos solicitarle información específica para ayudarnos a confirmar su identidad y garantizar su derecho a acceder a la información (o a ejercer cualquiera de sus otros derechos). Se trata de otra medida de seguridad adecuada para garantizar que la información personal no se revele a ninguna persona que no tenga derecho a recibirla.
Derecho a retirar el consentimiento
En las limitadas circunstancias en las que usted haya dado su consentimiento para la recogida, el tratamiento y la transferencia de su información personal para un fin específico, tiene derecho a retirar su consentimiento para ese tratamiento específico en cualquier momento. Para retirar su consentimiento, escríbanos. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de procesar su información para el fin o los fines que usted aceptó originalmente, a menos que tengamos otra base legítima para hacerlo según la ley.
Responsable de la protección de datos
Hemos designado un responsable de la protección de datos (DPO) para supervisar el cumplimiento de este aviso de privacidad. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso de privacidad o sobre cómo tratamos sus datos personales, póngase en contacto con el RPD. Tiene derecho a presentar una reclamación en cualquier momento ante la Oficina del Comisionado de Información (ICO), la autoridad supervisora del Reino Unido en materia de protección de datos.
Cambios en este aviso de privacidad
Nos reservamos el derecho de actualizar este aviso de privacidad en cualquier momento, y le proporcionaremos un nuevo aviso de privacidad cuando realicemos cualquier actualización sustancial. También podemos notificarle de vez en cuando por otras vías sobre el tratamiento de sus datos personales.
Si tiene alguna pregunta sobre este aviso de protección de datos/privacidad, póngase en contacto con nosotros.